Gli Enterprise portal si vanno diffondendo anche in Italia. Un'analisi dimostra che sono più che altro le aziende medie e grandi a dotarsene, mentre le PMI sono frenate da ostacoli tecnico-economici e da fattori culturali. Ma l'efficacia nella gestione delle informazioni che tali strumenti assicurano è una potente spinta alla loro adozione da parte di quelle aziende attente a guadagnare competitività dalla maggior efficienza dei processi interni.

Lo scopo per cui un'impresa decide di realizzare un portale aziendale è, in pratica, quello di dotarsi di un mezzo per: a) integrare dati ed informazioni provenienti da diverse fonti sia interne che esterne; b) personalizzare e diffondere l'informazione così aggregata; c) permettere l'utilizzo di applicativi la cui installazione è centralizzata in azienda o presso provider esterni. L'utente accede al portale da Internet o da Intranet/Extranet, previa identificazione e attraverso un'interfaccia personalizzata in funzione delle esigenze e del ruolo in azienda.

Un portale non è di per sè una soluzione di knowledge management (KM), ma svolge un ruolo fondamentale in una politica aziendale di gestione della conoscenza. Infatti, rappresenta un punto di accesso comune che permette la diffusione dell'informazione aziendale in maniera canalizzata, gestita e controllata. Si pensi, ad esempio, all'importanza dei portali nei confronti dell'informazione istituzionale, la cui diffusione non può essere delegata all'iniziativa dei singoli. 

Secondo IDC, a livello mondiale il mercato degli applicativi per portali ha generato nel 2002 un fatturato di oltre 550 milioni di dollari (+55% rispetto al 2001), mentre la previsione per il 2005 è di circa 2 miliardi di dollari: si tratta di un settore che è riuscito a mantenere una vitalità straordinaria anche nell'attuale situazione di crisi economica. I settori che guidano questi investimenti sono:.governo e pubblica amministrazione, finanza e industria manifatturiera.

Nel 2003, MATE ha condotto per conto Assintel un'indagine per rilevare la diffusione e le modalità d'uso dei Corporate Portal. In particolare si è analizzato lo sviluppo della domanda per identificare la penetrazione attuale e comprendere quali sono i driver alla base dell'evoluzione di questo applicativo nei prossimi anni. Il campione è composto da 400 aziende medio-grandi (dai 50 ai 1000 addetti) stratificati, per dimensione e settore secondo la popolazione industriale nazionale.

Per quanto riguarda l'area geografica, il 30% del campione è composto da aziende della provincia di Milano e lo studio si è concentrato su due livelli di analisi: l'area di Milano e provincia e il contesto italiano. Questa scelta è dovuta al fatto che la percentuale di aziende con portale operanti a Milano è nettamente maggiore di quella media del Paese, con un 20% di aziende che ha già implementato un portale aziendale, o prevede di farlo a breve, contro il 12,5% riferito all'Italia. L'analisi su queste aziende non rappresenta quindi il mercato italiano (e per questo è stato considerato a parte) ma consente di avere risposte numericamente più rappresentattive del fenomeno "portale" in quanto tale. 

Dove il portale ha successo 
Se consideriamo i vari settori d'industria, i corporate portal hanno rilevanza nettamente maggiore nel commercio (presenti nel 43% delle imprese), che nei servizi (23%) e nelle imprese manifatturiere dove la diffusione è solo il 14,5%. Interessante è anche osservare come cambia la presenza dei portali in relazione alla visione che le aziende hanno di alcuni potenziali fattori critici di successo. In particolare, si ha una presenza piuttosto alta tra le aziende che attribuiscono molta importanza al fattore "informazione", mentre è bassa nelle aziende che per il loro successo puntano sulle risorse umane. Questo dato dimostra come le aziende che affermano di puntare molto sulla qualità dei propri dipendenti non sempre percepiscono il ruolo che il portale può assumere a supporto della loro strategia. 

Tra le aziende che non hanno ancora realizzato il corporate portal, il motivo più citato di tale scelta è la mancanza della percezione di valore del portale stesso (51% dei casi), seguito da un "non ancora preso in considerazione" (40%). Una "non risposta" che, come del resto la precedente, rivelano che le imprese non sono ancora sufficientemente sensibilizzate sull'importanza di questo strumento. Tra l'altro il portale è da considerarsi, spesso, parte integrante di architetture intranet, sulle quali è stata condotta un'approfondita indagine in Italia da parte dell'Osservatorio MIP-Politecnico di Milano/Webegg.

Tecnologia e funzionalità
Quanto alle infrastrutture, a ribadire quanto sopra detto, dalla ricerca emergono due evidenze circa le Intranet: è rarissimo che un'azienda priva di Intranet abbia un corporate portal; ma anche tra quelle dotate di Intranet il numero dei portali aziendali è piuttosto basso. In altre parole: avere una intranet è condizione necessaria, am non sufficiente. Nelle organizzazioni che hanno una Extranet, invece, la presenza dei portali è nettamente sopra la media. Tra le funzionalità che l'implementazione di un portale deve prevedere vi sono: la personalizzazione dell'interfaccia utente; strumenti per la collaborazione (chat, forum, ecc.) ; la gestione dei processi per la condivisione dei documenti; la gestione del workflow relativo all'autorizzazione ed alla diffusione delle informazioni; un motore di ricerca dalle caratteristiche avanzate. 

Un aspetto molto importante è anche quello relativo all'integrazione delle informazioni aziendali di tipo strutturato (tipicamente i database) con le numerosissime informazioni non strutturate, presenti in azienda. Un portale dotato di strumenti d'indicizzazione capaci, per fare un esempio pratico, di collegare la situazione contabile di un cliente (database) con la relazione di un ispettore (memo interno) risolve il problema della proliferazione di documenti che per la loro natura non possono essere riportati in un database e il cui reperimento nel momento della necessità è lasciato all'iniziativa (e alal memoria) dei singoli impiegati.

La tecnologia più usata per l'implementazione di un corporate portal risulta quella Microsoft (SharePoint Portal Server) con 30% delle preferenze. Seguono le soluzioni realizzate internamente (20% dei casi). Le risposte relative alle soluzioni IBM (WebSphere Portal), Autonomy e ai prodotti Open Source si equivalgono con un 10% delle risposte. Il peso significativo (20%) delle "altre soluzioni" è un indice indiretto della frammentazione dell'offerta nel settore.. 

Per quanto riguarda l'implementazione del portale, nella maggior parte dei casi (57%), le aziende si sono fatte supportare da una software house contattata allo scopo, che non figurava tra i loro fornitori abituali. Il 24% delle aziende intervistate è invece ricorsa al supporto di società che erano già loro fornitrici, ma non per quanto riguarda il gestionale, mentre il 14% delle aziende ha ricevuto il supporto del proprio fornitore di gestionale. Infine, una minoranza del campione (5%) è ricorsa a una società di servizi (Web agency). In pratica, il corporate portal è considerato un progetto speciale che richiede un partner specializzato in questo particolare settore. 

Circa i canali di accesso al portale aziendale (domanda che prevedeva risposte multiple), Internet ed Intranet praticamente si equivalgono, con preferenze espresse, rispettivamente, dal 78% e 74% delle imprese dell'area milanese. Nel contesto nazionale, l'ordine delle preferenzre si inverte, con il 70% di accessi interni e il 72% via Internet, il che può essere dovuto semplicemente alla maggior presenza di intranet nelle aziende milanesi rispetto alla media nazionale. Solo il 9% delle aziende prevede l'accesso attraverso dispositivi WAP e (come si può intuire) si tratta in genere di imprese commerciali. In questo settore, infatti, la percentuale delle aziende con accesso wireless al portale è quasi doppia (16,7%) rispetto alla citata media del 9%. 

Il 58,3% delle aziende milanesi che hanno (o stanno per avere) un portale aziendale ne autorizza l'accesso a tutti i dipendenti, mentre il restante 42% prevede invece dei limiti per ruolo o funzione. Poichè nel 62,5% dei casi le imprese dispongono di portali dotati di un sistema articolato di pereissi e profilazione degli utenti, si può supporre che la decisione di aprire a tutti i dipendenti il proprio portale sia frutto di una scelta precisa. Le aziende più "democratiche" si trovano nel soprattutto nel settore dei servizi. Riguardo il livello d'apertura all'esterno, il 21% dà accesso ai partner più stretti dell'azienda, il 17% ai clienti e un ulteriore 17% ai fornitori. 

Le funzionalità più frequentemente prevista nei portali (anche qui, ovviamente, risposte multiple) sono quelle relative alla gestione della comunicazione aziendale (96% dei casi). Seguiono i motori di ricerca evoluta (62,5%), i sistemi di workflow (58%) e di content management (54,2%). Le funzioni che integrano il portale con l'ERP e il sistema gestionale sono citate dal 46% degli intervistati. Il peso relativo di queste funzioni varia alquanto a seconda del settore di attività: tra le società di servizi la funzione più presente è la gestione della comunicazione; tra quelle del commercio, prevale il content management; nell'industria c'è più attenzione per il workflow.

Vantaggi e rischi
Alla richiesta di esprimere, in una scala di valore da 1 a 5, l'importanza avuta dagli elementi che hanno determinato la decisione di realizzare un corporate portal, le aziende hanno messo al primo posto la possibilità di disporre di un unico punto di accesso ai documenti aziendali di interesse comune (3,5). Seguono, quasi a pari merito, la possibilità di poter integrare informazione strutturata e destrutturata (3,4) e la riduzione di tempi/costi nello svolgimento di alcuni processi aziendali. 

L'area aziendale più coinvolta è quella delle vendite, che (anch'essa in rapporto a una scala di valore 1 a 5) ha ottenuto 3,5 punti, mentre progettazione e produzione seguono con un punteggio rispettivo di 3 e 2,5. Interessante il fatto che il grado di coinvolgimento nel portale dell'area vendite balza nel settore industriale addirittura a 4,4 punti.

Per quanto riguarda, infine, i rischi e le difficoltà del progetto, ai primi posti (sempre in una scala da 1 a 5) troviamo la complessità tecnologica del progetto stesso (2,6 punti) e le difficoltà legate alle resistenze culturali (2,5). Seguono, con punteggi fr 2,2 e 2,1, la lunghezza dei tempi di realizzazione, la difficoltà nel misurare il ritorno dell'investimento e la necessità di formazione all'uso delle applicazioni.

Comunicazione ed effeicienza 
La diffusione dei corporate portal e delle soluzioni business-to-employee (B2E) avvienein Italia con un certo ritardo rispetto alla maggior parte degli altri Paesi Occidentali. Nonostante ciò, anche nel nostro Paese i portali aziendali sono tra le applicazioni più implementate e continua a mostrare tassi crescenti di sviluppo. Sono soprattutto le grandi imprese ad avere sviluppato progetti di portali, mentre le PMI mostrano un ritardo dovuto ad ostacoli sia di natura tecnologica (obsolescenza e/o chiusura architetturale delle varie piattaforme) che di natura culturale (timori di perdita di potere e/o d'influenza nell'organizzazione). Al contrario, nelle grandi realtà si avverte il crescente bisogno di disporre di elementi che facilitino e integrino il flusso di informazioni e comunicazioni tra gli attori che interagiscono nella catena sia all'interno che all'esterno dell'azienda. 

In questa fase di contrazione economica, il numero di persone nelle imprese (dipendenti, ma anche partner e collaboratori) è inferiore rispetto al passato nonostante sia rimasta invariata la mole di lavoro da svolgere. La possibilità di disporre di soluzioni in grado di aumentare l'efficienza dei processi produttivi e gestionali realizza quindi un vantaggio competitivo non indifferente. Le potenzialità dei portali ai fini dell'ottimizzazione dei processi fanno sì che l'implementazione di questi strumenti assuma la valenza di una decisione strategica. Queste conclusioni sono confermate, anche, da una recente indagine Deloitte Consulting secondo cui il modello vincente di portale è il "multi-purpose", quello cioè in grado di integrarsi con l'intera catena del valore aziendale (dipendenti, fornitori, canale di vendita, utilizzatori, ecc.) in modo da migliorarne l'efficienza e, quindi, i risultati economici dell'intera organizzazione. Fondamentale l'integrazione tra portale e sistema applicativo aziendale. 

Ultima considerazione, il portale deve essere percepito dagli utenti come strumento utile al proprio lavoro e semplice da usare. Pertanto è indispensabile che vengano coinvolti sin dalle prime fasi del progetto ed in particolare in quella della definizione delle funzionalità.

Oscar Pallme 

*   www.pallme.com